Sinds de coronacrisis zijn veel evenementen veranderd in online events. Want vanachter een scherm kunnen veel meer mensen samenkomen. Maar zelfs in deze tijd zijn er nog steeds mogelijkheden om offline af te spreken. Hoe? Door offline en online te combineren! Een hybride evenement is hiervoor de perfecte oplossing. Lees snel verder en ontdek de voordelen en succesfactoren van een hybride evenement!
Wat is een hybride evenement?
Heel simpel: een evenement dat zowel fysiek als online plaatsvindt. Het gaat wel verder dan een livestream waar mensen alleen maar naar hun scherm kijken. Interactie tussen de online en offline deelnemers is belangrijk om offline deelnemers te blijven prikkelen. Die zijn er dan wel niet ‘in het echt’ bij, maar de kunst is om ze toch overal bij te betrekken en actief mee te laten doen. Er zijn verschillende manieren om dit te doen. Je kunt bijvoorbeeld online break-out rooms maken waar een gedeelte van de live deelnemers een discussie of vragenronde mee heeft. Of je laat groepjes deelnemers op verschillende locaties met elkaar naar de livestream kijken en met andere groepjes communiceren. Er zijn tal van mogelijkheden!
Wat zijn de voordelen van online & offline combineren?
Met een hybride event heb je the best of both worlds!
- Je bereikt meer mensen. Gasten hoeven niet (allemaal) naar de locatie af te reizen. Online toegang tot een evenement is zo geregeld met een laptop of telefoon en internet. Bovendien heb je niet te maken met een maximum aantal personen op een locatie. Een groot voordeel, want hoe meer zielen, hoe meer vreugd!
- Er is meer interactie. De virtuele kant van het event maakt het mogelijk voor deelnemers om op een laagdrempelige manier vragen te stellen en actief mee te doen. Soms is een berichtje typen nu eenmaal sneller gedaan dan je vraag of mening hardop in een zaal verkondigen. Bovendien zorgen polls, quizzen, chats en brainstorms voor meer betrokkenheid.
- Event content blijft beschikbaar. Ook als het evenement afgelopen is, kunnen mensen nog steeds de livestream terugkijken en zo de content van het event meekrijgen. Handig als mensen het event gemist hebben. Of als deelnemers nog eens alles rustig tot zich willen nemen.
Wat zijn de succesfactoren van een hybride event?
- Voor de juiste sfeer en duidelijkheid is het de bedoeling dat het event zich in principe offline afspeelt, en dat online deelnemers daar alles van meekrijgen. Pas dus op dat het online en offline gedeelte niet twee verschillende events worden. Ook een virtuele host en een live gespreksleider zijn onmisbaar.
- Verder moet je de technische aspecten goed geregeld hebben. Essentiële tools zijn camera’s, microfoons, licht en geluid, snel internet, een projectiescherm en een beveiligd platform om mee te streamen. Hiervoor kun je bijvoorbeeld YouTube, Facebook, Vimeo, Zoom of Skype gebruiken. Kies een platform waarbij de juiste interactie op jouw event mogelijk is. Zorg ook dat er technici aanwezig zijn om alles in goede banen te leiden.
- Spendeer aandacht aan een flitsende vormgeving van je event. Deze bepalen de branding en zorgen ervoor dat het voor bezoekers interessant blijft om te kijken. Gebruik mooie visuals en zorg dat kijkersvragen live in beeld komen. Voor extra beleving kun je zelfs denken aan Augmented Reality en logo’s laten invliegen of digitale elementen toevoegen rondom de sprekers.
Als je hulp nodig hebt met het opzetten van een hybride evenement dan helpt Beachclub Sunrise je graag. Niet alleen met de locatie voor het fysieke gedeelte, maar we denken ook graag mee hoe je event er in totaal uit gaat zien!
